zaterdag 1 februari 2014

Een ITIN aanvragen om je royalties te laten uitbetalen.

Zoals je kon lezen in de vorige post worden je royalty's extra belast als je je e-boek uitgeeft via een distributeur als Smashwords of Draft2Digital.

Om deze extra taks niet te moeten betalen, dien je een aantal stappen te doorlopen.

Stap 1. Bewijs aanvragen dat je royalty's ontvangt via een bedrijf dat gevestigd is in Amerika.

Bij Smashwords kun je een brief aanvragen waarin wordt vermeld dat je inkomsten genereert bij hun bedrijf. Die brief is terug te vinden als je naar https://www.smashwords.com/account/payee gaat en  daar klikt op de link downloadable letter from Smashwords.

Het enige dat je moet doen is je naam invullen en de datum.
Opgelet: noteer zeker je officiële naam zoals die op je identiteitskaart staat vermeld.


Draft2Digital heeft momenteel nog geen proces om deze brief aan te vragen.

Bij Amazon vind je deze brief op https://kdp.amazon.com/self-publishing/help?topicId=201274700 door te klikken op de link ITIN letter.

Stap 2. Vul het W7-formulier in

Het W7-formulier vind je op http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw7.pdf.
Bijkomende informatie op http://www.irs.gov/instructions/iw7/index.html.

Met dit formulier ga je een ITIN aanvragen. Dit is een nummer dat aan buitenlanders wordt gegeven die geen Amerikaans 'social security number' hebben.

Het W7-formulier is niet eenvoudig en de uitleg die de IRS geeft is dat ook niet.
Alle informatie over het invullen van het W7-formulier is terug te vinden op de site van de IRS zelf.

Hieronder vind je de manier waarop ik het heb ingevuld. Dat wil niet zeggen dat dit de enige correcte manier is! Alleen dat dit bij mij heeft gewerkt om een ITIN te krijgen.

Vink bovenaan a en h aan.
Zet bij h:
- exception 1d - royalties
- treaty country: het land waarin je belastingplichtig bent (bv. NETHERLANDS of BELGIUM)
- treaty article number: 0

Het treaty article number is voor zowel Nederland als België '0'.
Deze informatie kan ook terug worden gevonden in pub 901 (zoek op royalties - kolom copyright)

Vul je naam in.
Zorg er voor dat je je officiële naam invult zoals die ook op je identiteitskaart staat. Dus:
- geen roepnaam
- wel tweede naam (middle name) - indien van toepassing

Indien je bij je geboorte een andere naam had, dan moet je die op de tweede lijn invullen (bij 1b).

Vul je postadres in. Dit mag geen postbusadres zijn.
Eerste lijn:
- straatnaam
- huisnummer + eventueel busnummer
Tweede lijn:
- postcode
- gemeente
- land!



Heb je wel een postbusadres: kijk in de instructies. Hier heb ik geen ervaring mee.

Vul je geboortegegevens in.
Let op bij de datum: eerst de maand en dan pas de dag.


Vul vervolgens de 'andere informatie' in.

6a: het land waar je staatsburger van bent. Dit is niet noodzakelijkerwijze het land waar je woont, wel het land waar je belastingplichtig bent.
6b: in België is dit het RSZ-nummer. In Nederland het Burgerservicenummer.  Meer informatie hierover op: http://ec.europa.eu/taxation_customs/tin/tinByCountry.html
6c: niet nodig om in te vullen


Voor veld 6d: zie ook verder (stap 3).
Hier vul je in welke officiële documenten je hebt toegevoegd aan je W7-formulier die je identiteit bevestigen.

Stuur je een paspoort mee: vinkt 'Passport' aan.
Stuur je een (gecertificeerde kopie van je) rijbewijs of identiteitskaart mee: vink 'driver's licence/State I.D.' aan
Stuur je iets anders mee: vink 'other' aan en specificeer in het veld er achter.

Issued by: de gemeente of stad waar je je documenten (bv. gecertificeerde kopie van je rijbewijs) bent gaan halen.
No: de nummer van het document. Een paspoort heeft bijvoorbeeld een uniek nummer
Exp. date: de vervaldatum van het document. Een paspoort heeft bijvoorbeeld een vervaldag.
Date of entry into the United States: als je nog nooit in de USA bent geweest, vul je hier 'never' in.



6e: normaal gezien heb je nog niet eerder een ITIN of EIN gehad. Dus hier mag je 'nee' antwoorden. Indien je wel al eerder een ITIN of EIN hebt gehad, vul je de nummer in bij 6f
6g: is niet van toepassing



Vergeet je formulier niet te ondertekenen!



Het onderste veld is normaal gezien niet van toepassing.




Stap 3. Voeg bij het formulier de nodige bewijzen die je identiteit bewijzen.

Iedereen kan natuurlijk eender wat invullen op zijn formulier. Daarom vraagt het IRS om documenten toe te voegen die je identiteit bewijzen.

De documenten kunnen gecertificeerde kopieën zijn bv. van je rijbewijs of originelen bv. je paspoort zelf.
'Gecertificeerd' komt er op neer dat je bijvoorbeeld naar het gemeentehuis gaat, er een kopie van je rijbewijs geeft en dat ze er de nodige stempeltjes op zetten die bevestigen dat de kopieën waarheidsgetrouw zijn.

Welke documenten komen in aanmerking?


Enkel als je een origineel paspoort opstuurt, moet je naast je W7-formulier geen andere documenten opsturen. In alle andere gevallen heb je twee documenten nodig.

Opgelet: paspoort is niet hetzelfde als identiteitskaart! Een paspoort is het zogenaamde 'bruine boekje' waarin visumstempels worden gezet als je buiten de Europese unie reist. Ter info: tegenwoordig worden die boekjes ook al vervangen door plastic kaarten.

Stuur je geen paspoort op, dan moet je twee andere documenten opsturen bv. een gecertificeerde kopie van je identiteitskaart en van je rijbewijs.
Van belang is dat ze op basis hiervan je identiteit en je nationaliteit kunnen vaststellen.
Identiteit: de documenten moeten je naam vermelden.
Nationaliteit: de documenten moeten je buitenlandse nationaliteit bevestigen.
Belangrijk: op tenminste een van beide documenten moet een foto staan (tenzij je onder de 18 jaar bent).

Welke documenten je opstuurt, kan je zelf kiezen.
Zorg er wel voor dat je alles aangetekend opstuurt! Het beste is zelfs als je dit via een bedrijf als TNT of DHL doet zodat je steeds je zending kan opvolgen. De normale Post geeft geen goede tracking.

Hou wel rekening met het volgende: het aanvragen van documenten, zelfs al zijn het maar gecertificeerde kopieën is een dure aangelegenheid. Mijn paspoort kostte bijvoorbeeld 80 euro. Daar bovenop komt dus ook nog de kost van de zending.
Vooraleer je dus een aanvraag voor een ITIN doet, kan je je best eerst afvragen of de kost van het papierwerk groter of kleiner is dan de 30% aan taksen die je moet afstaan op je royalty's.
In veel gevallen loont het om eerst een paar maanden de kat uit de boom te kijken en je royalty's NIET te laten uitbetalen, tot je voldoende hebt verdient.

Stap 4. Stuur het formulier op

Nadat het formulier is ingevuld en ondertekend, dien je het samen met de overige documenten terug te sturen naar de IRS:
Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin TX 78714-9342
USA

Stap 5. Wacht op je ITIN

Na lang wachten zal je een brief krijgen van het IRS.
Daarin staat je ITIN-nummer.
Opgelet: de huidige ITIN-nummers zijn slechts 5 jaar geldig!

Indien je officiële documenten opstuurde samen met je W7-formulier, dan zullen die je op latere datum apart worden toegestuurd. Er kan een redelijk lange tijd zitten tussen het moment waarop je je ITIN-brief krijgt en je documenten krijgt.



Stap 6. Vul je W-8BEN in.

Eens je je ITIN hebt, is het moeilijkste gedeelte achter de rug.
Daarna moet je een W8-BEN formulier invullen, waarover later meer...


5 opmerkingen:

  1. Hey! bedankt voor het artikel. Heel behulpzaam. Ik wil een itin aanvragen maar er staat iets bij over dat ik een tax-return mee moet sturen. Is het ook mogelijk een itin aan te vragen zonder een tax-return mee te sturen?

    BeantwoordenVerwijderen
  2. Excuses, ik volg eerst even je instructies :'). Het was laat en ik had niet goed gelezen. In ieder geval erg bedankt voor het artikel.

    BeantwoordenVerwijderen
    Reacties
    1. 't Is niks :-)

      Mocht er toch nog een probleem zijn, laat je het maar weten

      Verwijderen
  3. Hallo,

    Bedankt voor dit artikel, ik heb zojuist mijn ITIN aangevraagd!
    Als ik mijn W8-BEN over een tijdje invul krijg ik dan de ingehouden 30% automatisch terug of moet ik weer het volgende traject in?

    Mvg

    BeantwoordenVerwijderen
  4. Hallo,
    Als er in het verleden al uitbetalingen zijn gebeurd, dan zal je die 30% niet terugkrijgen. De wijziging is (voor zover ik weet) niet retroactief.
    Eén voordeel: als je de inkomsten zou aangeven op je belastingsbrief, ga je er geen tweede keer op worden belast aangezien je de belasting al in Amerika hebt betaald. Het doel van de tax treaty is namelijk dat je niet tweemaal belast kan worden. Ofwel betaal je de belasting in Amerika ofwel in je thuisland. Alleen is het zo dat de inkomstenbelasting in eigen land meestal lager is dan de 30% die Amerika aanrekent. (Langs de andere kant: heel weinig mensen geven hun inkomsten eigenlijk aan.)

    BeantwoordenVerwijderen